یک شرکت خدماتی چگونه استفاده کارکنان از AI را استاندارد کرد؟

کارکنان برای تهیه گزارش‌های مشتری از ابزارهای عمومی AI با حساب شخصی استفاده می‌کردند. مدیریت از میزان و نوع استفاده اطلاعی نداشت و یکی از مشتریان درباره نحوه حفاظت از داده‌هایش پرسش رسمی مطرح کرده بود.

ورود اطلاعات محرمانه مشتری به ابزارهای عمومی، نقض تعهدات قراردادی محرمانگی و ریسک اعتباری در صورت بروز رخداد.

ارزیابی آمادگی نشان داد سازمان در سطح «آغازین» است؛ بیشترین شکاف در ابعاد سیاست، حریم خصوصی و شناسایی ابزارها بود. نظرسنجی داخلی ۱۱ ابزار مختلف در حال استفاده را آشکار کرد.

تدوین سیاست استفاده مجاز در دو صفحه، انتخاب یک ابزار سازمانی با تنظیمات حفاظت داده، ایجاد AI Inventory و برگزاری دوره سواد AI برای همه کارکنان.

در ۳۰ روز اول سیاست ابلاغ و ابزار سازمانی راه‌اندازی شد؛ در ۹۰ روز همه کارکنان دوره را گذراندند و فرایند تأیید ابزارهای جدید برقرار شد. پاسخ رسمی به مشتری با ارجاع به سیاست و شواهد آموزش ارسال شد.

استفاده از حساب‌های شخصی به‌طور محسوس کاهش یافت، اکثریت کارکنان در آزمون پایانی قبول شدند و سازمان توانست به پرسش‌های امنیتی مشتریان با مستندات پاسخ دهد.